Questão de Administração Geral — Gestão da Qualidade — CESPE / CEBRASPE 2024

Ferramentas de planejamento: 5W2H e planos de ação

Gabarito: letra B. A ferramenta adequada para elaborar planos de ação com definição clara de tarefas e acompanhamento simples e ágil é o 5W2H, pois ele estrutura o plano em sete perguntas (o quê, por que, quem, quando, onde, como e quanto custa), exatamente o que o enunciado descreve. As demais ferramentas têm finalidades distintas: PDCA é um ciclo de melhoria contínua, APO é um modelo de gestão por objetivos, GUT prioriza problemas e SWOT analisa ambiente interno e externo.

O 5W2H é uma ferramenta de gestão da qualidade e de planejamento operacional que transforma ideias em ações concretas. Seu nome vem das iniciais em inglês das sete perguntas que orientam a elaboração do plano de ação: What (o que fazer), Why (por que fazer), Who (quem fará), When (quando fazer), Where (onde fazer), How (como fazer) e How much (quanto custa). Ao responder essas perguntas, o gestor define tarefas de maneira eficaz e cria um documento que permite acompanhamento simples e ágil, pois cada ação tem responsável, prazo, método e custo claros.

A banca explora a confusão entre ferramentas de planejamento e de análise. Enquanto o 5W2H é voltado para a execução e o detalhamento de planos de ação, a matriz GUT é usada para priorizar problemas (Gravidade, Urgência e Tendência), e a SWOT para diagnóstico estratégico (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). O PDCA é um método cíclico de melhoria contínua, e a APO é uma filosofia de gestão que alinha objetivos individuais aos organizacionais. O candidato que não domina essas distinções tende a marcar PDCA ou GUT, mas o enunciado pede especificamente a ferramenta que estrutura o plano de ação — e essa é a função clássica do 5W2H.

Alternativa A — ❌ Incorreta

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é um método de melhoria contínua, composto por quatro etapas: planejar, executar, verificar e agir. Ele não é uma ferramenta de elaboração de planos de ação em si, mas um macroprocesso que pode até utilizar o 5W2H dentro da fase de planejamento. O enunciado pede a ferramenta que define tarefas com acompanhamento simples — isso é o 5W2H, não o PDCA.

Alternativa B — ✅ Correta ⟵ GABARITO

O 5W2H é exatamente a ferramenta que atende ao requisito do enunciado: elaborar planos de ação com definição eficaz de tarefas e acompanhamento simples e ágil. Ele responde às sete perguntas essenciais (o quê, por que, quem, quando, onde, como e quanto custa), garantindo que cada ação tenha responsável, prazo, método e custo definidos. É amplamente utilizado na gestão da qualidade e no planejamento operacional.

Alternativa C — ❌ Incorreta

A administração por objetivos (APO) é uma abordagem de gestão que busca alinhar os objetivos individuais dos colaboradores aos objetivos organizacionais, com foco em resultados mensuráveis. Não é uma ferramenta de elaboração de planos de ação, mas um modelo de gestão mais amplo, que envolve definição de metas, participação e avaliação de desempenho. O enunciado pede uma ferramenta específica para detalhar tarefas, o que não é o papel da APO.

Alternativa D — ❌ Incorreta

A matriz GUT é uma ferramenta de priorização de problemas, baseada em três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Ela ajuda o gestor a decidir quais problemas atacar primeiro, atribuindo notas de 1 a 5 para cada critério e multiplicando-as. Não serve para definir tarefas de um plano de ação, mas sim para ordenar a importância dos problemas antes de planejar as ações.

Alternativa E — ❌ Incorreta

A matriz SWOT (ou análise FOFA) é uma ferramenta de diagnóstico estratégico, que analisa o ambiente interno (Forças e Fraquezas) e externo (Oportunidades e Ameaças) da organização. Ela é usada na fase de planejamento estratégico, para embasar decisões, mas não detalha tarefas nem permite acompanhamento operacional. O enunciado fala de planos de ação, que são instrumentos táticos/operacionais — fora do escopo da SWOT.

Gabarito: letra B