Arquivamento de longo prazo: PDF/A no Microsoft Office
Gabarito: letra C. A exportação para o formato PDF/A é a solução correta para garantir o arquivamento de longo prazo e a preservação da formatação original, pois esse formato foi criado especificamente para a preservação digital de documentos, sendo suportado diretamente pelas ferramentas do Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint).
O PDF/A é uma norma ISO (ISO 19005) que define um formato de arquivo baseado no PDF, mas com restrições que garantem a preservação do conteúdo ao longo do tempo. Diferentemente do PDF comum, o PDF/A proíbe elementos que podem comprometer a reprodução futura do documento, como fontes não incorporadas, transparências, criptografia e referências externas. Isso assegura que o documento seja exibido exatamente como foi criado, independentemente do software ou sistema operacional utilizado no futuro.
No Microsoft Office, a exportação para PDF/A é feita de forma nativa, sem a necessidade de plugins ou softwares adicionais. No Word, Excel e PowerPoint, basta acessar o menu Arquivo > Salvar como ou Exportar e escolher a opção PDF. Nas configurações de salvamento, é possível selecionar a opção "PDF/A" para garantir a conformidade com a norma. Essa funcionalidade é essencial em ambientes de processo eletrônico, como os sistemas administrativos da Assembleia Legislativa, onde a validade técnica e a compatibilidade entre plataformas são requisitos fundamentais.
A importância do PDF/A reside na sua imutabilidade: o documento é autocontido, ou seja, todas as fontes, cores e informações necessárias para a exibição correta estão embutidas no próprio arquivo. Isso evita problemas como a substituição de fontes ou a perda de formatação quando o arquivo é aberto em outro computador. Além disso, o PDF/A é amplamente adotado por órgãos públicos e sistemas de gestão documental, sendo o formato padrão para arquivamento de longo prazo.
A pegadinha desta questão está na criação de termos fictícios e na mistura de conceitos reais com invenções. As alternativas A, B, D e E apresentam elementos que não existem no Microsoft Office ou que não são aplicáveis ao contexto de arquivamento, como "European Tigs", "Excel Graphics functions" e "formatos de texto protegido (.svg)". A banca testa se o candidato conhece os formatos e recursos reais do Office, especialmente o PDF/A, que é o padrão para preservação digital.
Guarde a distinção entre PDF e PDF/A: o PDF é um formato versátil para compartilhamento, enquanto o PDF/A é uma versão restrita e padronizada para arquivamento. É exatamente essa diferença que separa a alternativa correta das demais.
Alternativa A — ❌ Incorreta
A proteção de células no Excel é um recurso real, mas a alternativa erra ao afirmar que a autenticidade do documento é delegada à extensão original do arquivo. A extensão (.xlsx, por exemplo) não garante autenticidade nem integridade; ela apenas identifica o formato. Além disso, a proteção de células via macros em VBA não é o mecanismo adequado para garantir a validade técnica de documentos de auditoria. A autenticidade é garantida por assinaturas digitais, não pela extensão do arquivo.
Alternativa B — ❌ Incorreta
A alternativa inventa o termo "European Tigs" como padrão de governo, que não existe. O compartilhamento de links de edição pública também é inadequado para documentos que exigem imutabilidade e controle de versão, pois permite alterações não autorizadas. A instrução processual deve ocorrer em ambiente controlado, com permissões definidas, não por edição pública.
Alternativa C — ✅ Correta ⟵ GABARITO
A exportação para PDF/A é a solução correta para arquivamento de longo prazo. O Microsoft Office permite salvar documentos diretamente nesse formato, garantindo a preservação da formatação e a compatibilidade entre plataformas. O PDF/A é autocontido, incorporando fontes e informações necessárias, o que assegura a imutabilidade do documento ao longo do tempo.
Alternativa D — ❌ Incorreta
"Excel Graphics functions" é um termo fictício; não existe tal recurso no Excel. O gerenciamento de diagramas de infraestrutura por vínculos dinâmicos externos não é uma funcionalidade padrão do Excel para esse fim, e a atualização via rede local sem intervenção não garante a integridade do documento. A alternativa mistura conceitos de forma incorreta.
Alternativa E — ❌ Incorreta
O formato .svg é um formato de imagem vetorial, não um formato de texto protegido. A conversão de relatórios do Word para .svg não é adequada para documentos textuais e não garante a proteção de metadados nem a acessibilidade. O formato adequado para preservação de documentos é o PDF/A, não o .svg.
Gabarito: letra C