Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — FGV 2022
Arquivologia›Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
Código
fg049068
Banca
FGV
Órgão
PC-AM
Ano
2022
Nível
Médio
Cargo
Escrivão de Polícia - 4ª Classe
Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da gestão de documentos que compreende os elementos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão de arquivos correntes e intermediários, é a
A1ª Fase – Produção.
B2ª Fase – Utilização.
C3ª Fase – Destinação.
D4ª Fase – Permanente.
E5ª Fase – Histórico.
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GabaritoB — 2ª Fase – Utilização.
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Ciclo Vital dos Documentos e Gestão de Documentos
Gabarito: letra B. A fase que compreende os elementos de controle (protocolo, classificação, organização, instrumentos de recuperação) e a gestão de arquivos correntes e intermediários é a 2ª Fase – Utilização. Essa é a etapa em que os documentos são usados administrativamente e submetidos às atividades de controle e organização.
A gestão de documentos no ciclo vital é dividida em três fases principais: Produção, Utilização e Destinação. A fase de Utilização abrange exatamente as atividades mencionadas no enunciado. As demais alternativas se referem a fases anteriores ou posteriores.
A 1ª Fase – Produção diz respeito à criação e elaboração dos documentos, não ao controle, classificação e recuperação da informação. A produção trata da gênese documental, e não da gestão corrente/intermediária.
Alternativa B — ✅ Correta ⟵ GABARITO
A 2ª Fase – Utilização é a etapa que envolve o uso administrativo dos documentos, as atividades de protocolo, classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão dos arquivos correntes e intermediários. É a fase central da gestão documental.
Alternativa C — ❌ Incorreta
A 3ª Fase – Destinação (ou avaliação) é o momento em que se decide a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente. Não inclui as atividades de controle e uso corrente descritas no enunciado.
Alternativa D — ❌ Incorreta
Não existe uma "4ª Fase – Permanente" no ciclo vital padrão. A guarda permanente é a destinação final de alguns documentos, mas não é uma fase da gestão de documentos com as características mencionadas. A fase permanente é posterior à destinação e não envolve protocolo ou classificação corrente.
Alternativa E — ❌ Incorreta
A "5ª Fase – Histórico" é sinônimo de fase permanente e, portanto, também não corresponde às atividades citadas. O ciclo vital tem três fases, não cinco.
NÃO CAIA NESSA!
A banca tenta confundir o candidato oferecendo numerações diferentes (4ª e 5ª fases) que não existem na teoria das três idades. Lembre-se: o ciclo vital clássico tem três fases: corrente (1ª idade), intermediária (2ª idade) e permanente (3ª idade). A fase de Utilização é a que abrange as atividades de protocolo e classificação, que ocorrem principalmente no arquivo corrente e intermediário.