Questão de Português — Crase — FUNDATEC 2021

Sobrevivi a outra reunião que poderia ter sido um e-mail

Por Florian Hagenbuch

Com a proximidade do fim do ano, multiplicam-se nas redes as postagens sobre como 2020 foi um ano desafiador e, sobretudo, longo – um dos últimos memes que vi no Instagram dizia, meio como um desabafo para aliviar o peso dos últimos tempos, que o mês de novembro já estaria durando inacreditáveis… cinco anos. Brincadeiras       parte, o fim de um ciclo nos ajuda a botar na ponta do lápis os aprendizados que tivemos e também a recobrar o fôlego e a nos estruturar para encarar o que teremos pela frente. É tempo de fazermos um balanço.

Relembremos, pois. A pandemia do coronavírus foi classificada pela Organização Mundial das Nações Unidas (ONU) como a crise mais desafiadora que o mundo enfrenta desde a Segunda Guerra Mundial. No campo pessoal, sem dúvida, a face mais sombria da Covid diz respeito        perdas das vidas de familiares, amigos, conhecidos, colegas de trabalho, sejam eles anônimos ou famosos.

É preciso, mais do que nunca, ter paciência e resiliência. De fato, a rotina de todo mundo virou de cabeça para baixo. Mães, pais e filhos trabalhando e estudando sob o mesmo teto. Ou fora da escola, e desempregados – segundo o IBGE, o Brasil fechou, em apenas um ano, 12 milhões de postos de trabalho e soma 14 milhões de desempregados. Há ainda aqueles que não puderam manter o distanciamento e têm que se arriscar nas ruas todos os dias por força do seu trabalho.

Ao pensarmos na nossa rotina profissional, hoje, nem parece que vivíamos em outra realidade – e nem faz tanto tempo que tudo mudou. O home office, até então não tão comum no Brasil, cristalizou-se e faz parte do que se convencionou chamar de novo normal.

A reboque do home office, a frase “Sobrevivi        outra reunião que poderia ter sido um email” também se tornou cada vez mais comum. Pudera. O cafezinho, as conversas de corredor, as reuniões presenciais, as ideias, insigths e projetos que brotam até mesmo após conversas informais e todas as trocas orgânicas entre a equipe foram substituídos por reuniões à distância.

Resultado: o número de calls explodiu na mesma proporção em que o trabalho remoto se consolidou na rotina das empresas.

Neste caso, a tecnologia também compensou a ausência física. Aplicativos de reuniões, como Zoom e Google Meets, e de troca de mensagens, como Slack, tornaram-se ferramentas essenciais no cotidiano das companhias. Claro que as interações fora desses apps também são importantes, mas há algumas regras simples que podem ajudar equipes a usar seu bem mais precioso – o tempo – de forma produtiva.

Foco. Toda reunião deve ter uma decisão a ser tomada e um tomador de decisão.

Tic-tac. O tempo padrão é de 30 minutos.

Prioridades. A maior parte dos assuntos a serem discutidos ou decisões a serem tomadas pode começar com uma boa troca no Slack ou por e-mail.

Menos é mais. Cinco pessoas por call e nada mais. Quanto mais gente, maiores as chances de uma conversa ser improdutiva.

É pra todo mundo ir? Certifique-se de que todos que estão no invite precisam, fundamentalmente, participar da reunião.

Ata no invite. Deixe explícito o que será discutido durante a conversa no próprio convite da reunião.

Unidos pelo fim do “eu acho…”. Estimule a equipe a aniquilar, o máximo possível, adjetivos e impressões pessoais. Números e dados tornam discussões mais ricas e certeiras e facilitam a tomada de decisão!

Sem atrasos. Cinco minutos deve ser o máximo de tolerância para atrasos. Uma reunião atrasada é gatilho para outras reuniões atrasadas, gera um efeito cascata.

É claro que colocar essas regras em prática exige um bocado de disciplina. Em um momento no qual as fronteiras entre trabalho e vida pessoal estão tão tênues, é importante incentivar comportamentos e atitudes como esses. Dessa forma, todo mundo vai poder usar seu bem mais precioso – o tempo, repito – da melhor forma.

(Disponível em: https://exame.com/blog/florian-hagenbuch/ –

texto adaptado especialmente para esta prova.)