Questão de Arquivologia — Procedimentos Administrativos — Instituto Consulplan 2025
ArquivologiaProcedimentos Administrativos
- Código
- qg557878
- Banca
- Instituto Consulplan
- Órgão
- Prefeitura de Vermelho Novo - MG
- Ano
- 2025
- Nível
- Médio
- Cargo
- Agente Administrativo
A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais vi sando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que:• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes.Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.
- ACentralizar a triagem de correspondências exclusivamente no gabinete do prefeito, garantindo maior controle político sobre os documentos.
- BDesignar servidores de cada setor para buscar pessoalmente as correspondências no protocolo, eliminando a etapa de distribuição centralizada.
- CSuspender temporariamente o recebimento de correspondências físicas, adotando apenas o meio digital para reduzir o volume e facilitar o arquivamento.
- DEstabelecer um fluxo padronizado que inclua registro imediato das correspondências no protocolo, triagem cronológica e distribuição com rastreamento interno.