Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — UNIVALI 2025
ArquivologiaGestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
- Código
- qg623937
- Banca
- UNIVALI
- Órgão
- Prefeitura de Antônio Carlos - SC
- Ano
- 2025
- Nível
- Médio
- Cargo
- Agente Administrativo
Uma Secretaria Municipal implantou recentemente um módulo eletrônico de protocolo para padronizar a expedição de correspondências oficiais. Apesar da modernização, o setor de atendimento identificou falhas recorrentes no fluxo de envio de ofícios e memorandos físicos, como: ausência de registro prévio no livro de expedição, inconsistência nos dados do destinatário, devolução de envelopes por erro de endereço e perda de prazos críticos para resposta. Diante desse cenário, a Controladoria Interna solicitou a revisão do procedimento para garantir rastreabilidade, segurança da informação e conformidade com as normas de gestão documental.Considerando boas práticas de expedição: incluindo registro, classificação, conferência de dados, definição do meio adequado e encaminhamento seguro, o procedimento que melhor atende ao princípio da rastreabilidade documental e reduz o risco de falhas é:
- ACentralizar todas as expedições em um único servidor, eliminando a necessidade de controle documental, já que a responsabilidade passa a ser exclusivamente desse agente.
- BRegistrar a correspondência somente após sua entrega ao setor responsável pelo transporte, assegurando que o registro reflita o momento exato em que o documento deixa a unidade de origem.
- CEfetuar o registro antes da expedição, conferindo dados essenciais (remetente, destinatário, identificação do documento, prazo, classificação), definindo o meio de envio mais adequado e assegurando comprovação de entrega, física ou digital.
- DRealizar o registro no sistema apenas para documentos sigilosos, visto que a rastreabilidade integral só é exigida quando há riscos de divulgação indevida de conteúdo.