Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — UNIVALI 2025
ArquivologiaGestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
- Código
- qg623938
- Banca
- UNIVALI
- Órgão
- Prefeitura de Antônio Carlos - SC
- Ano
- 2025
- Nível
- Médio
- Cargo
- Agente Administrativo
O Manual de Gestão de Documentos da Administração Pública Federal (CONARQ) estabelece que a expedição de correspondência deve assegurar rastreabilidade, confiabilidade e autenticidade dos documentos produzidos pelo órgão. Para isso, recomenda-se que os documentos de saída sejam registrados antes do encaminhamento, contendo informações essenciais como: identificação do documento, origem, destinatário, data, classificação quanto ao sigilo e meio de envio. Além disso, a etapa de expedição deve incluir conferência técnica, verificação de anexos, adequada selagem e acondicionamento, escolha do meio mais apropriado (malote, postal, eletrônico, AR, courier), e comprovação de entrega para fins de responsabilidade administrativa.A Fundação Orçamentária Alfa constatou que grande parte de suas respostas a órgãos de controle externo estavam sendo enviadas sem registro prévio e com inconsistências no endereço do destinatário. Em auditoria, o controle interno identificou que o setor de expedição estava fazendo o registro após o envio, justificando que tal prática "agilizava o fluxo" e que o órgão "não tinha obrigação de guardar comprovantes de entrega", já que os documentos eram considerados "de simples comunicação".Considerando o texto-base e as boas práticas de expedição documental, o procedimento correto é:
- AEnviar correspondência sem registro quando destinada a órgãos de controle, pois estes possuem sistemas próprios de recebimento.
- BRegistrar antes da expedição, conferindo dados essenciais, verificando anexos, classificando adequadamente o sigilo e assegurando meio de envio que permita comprovação de entrega.
- CEvitar comprovação de entrega, pois tal procedimento é opcional e não interfere na rastreabilidade documental.
- DManter o registro após o envio, desde que o setor registre posteriormente a confirmação verbal de recebimento.