Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — FAU 2016
ArquivologiaGestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
- Código
- qq172984
- Banca
- FAU
- Órgão
- Prefeitura de Apucarana - PR
- Ano
- 2016
- Nível
- Médio
- Cargo
- Assistente Administrativo
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvendo-se em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. No momento de decisão quanto ao método a ser utilizado, deve-se considerar o tamanho, a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público, as pessoas envolvidas, os serviços prestados e os tipos de documentos a serem arquivados. No que tange aos métodos de arquivamento, é CORRETO afirmar EXCETO:
- AO método alfabético é simples e bastante prático. No caso de arquivos de correspondências, proporciona consulta direta e rápida, entretanto exige cuidados em sua organização, a fim de evitar possíveis erros, como troca de letras, inversões e outros. É importante que sejam estabelecidos critérios que devem ser observados, para que haja uniformidade no trabalho de arquivamento.
- BJá o método geográfico é muito utilizado quando há preferência pelo arquivo de documentos segundo uma divisão geográfica preestabelecida, assim a categorização pode ser por países, Estados, cidades, regiões, distritos, bairros, zonas e outras.
- CMétodo numérico é mais fácil de ser organizado e propicia maior rapidez ao arquivamento. O documento classificado recebe o número, conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, esse número é transcrito numa guia que, colocada na pasta, ocupará lugar correspondente no arquivo. O método é indireto, visto que exige a preparação e a consulta anterior a um índice ou arquivo de fichas, para se encontrar o número atribuído ao assunto em questão.
- DO método variadex é um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória. São relacionados as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave. Essa relação dependerá fundamentalmente da organização e deverá ser preparada com cuidado, visto que será uma classificação básica e permanente.
- EO método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão de arquivamento do numérico. É necessário um planejamento prévio das divisões que serão feitas do alfabeto. A divisão é livre, não obedecendo a nenhum critério rígido.