Gestão de Documentos – Ciclo Vital dos Documentos
Gabarito: letra D (corrente). A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação, recebimento, registro, distribuição e expedição de documentos, ocorre exclusivamente na fase corrente do ciclo de vida documental, pois é nessa fase que os documentos são produzidos, tramitam e são consultados com frequência.
A teoria das três idades divide os arquivos em corrente, intermediário e permanente, de acordo com a frequência de uso e os valores primário e secundário. O arquivo corrente é definido como o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes. É justamente nessa fase que o protocolo atua, garantindo o acompanhamento dos andamentos e evitando extravios.
Fase | Característica | Protocolo atua? |
|---|
Corrente | Documentos em tramitação, consulta frequente, valor primário | Sim |
Intermediária | Uso pouco frequente, aguarda destinação | Não |
Permanente | Valor histórico/probatório, sem tramitação | Não |
Alternativa A — ❌ Incorreta
A fase intermediária é destinada a documentos com uso pouco frequente, que aguardam eliminação ou recolhimento. Nela não há tramitação ativa, portanto o protocolo não se aplica.
Alternativa B — ❌ Incorreta
A fase permanente (ou terceira idade) guarda documentos de valor histórico, probatório ou informativo, sem tramitação. O protocolo é atividade da fase corrente.
Alternativa C — ❌ Incorreta
O termo "definitiva" não é uma fase do ciclo vital. A destinação final pode ser eliminação ou guarda permanente, mas não corresponde a uma fase onde ocorre protocolo.
Alternativa D — ✅ Correta ⟵ GABARITO
Como explicado, o protocolo é atividade típica da fase corrente, onde os documentos estão em uso e tramitação constantes.
Alternativa E — ❌ Incorreta
"Final" é sinônimo de permanente, e portanto não abriga atividades de protocolo.
Gabarito: letra D (corrente).