Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — COPEVE-UFAL 2009
ArquivologiaGestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário
- Código
- qg799946
- Banca
- COPEVE-UFAL
- Órgão
- UNEAL
- Ano
- 2009
- Nível
- Médio
- Cargo
- Assistente Administrativo
Um sistema de gerência de documentos é um sistema de informação capaz de armazenar, recuperar e manter a integridade de documentos, entre outras funcionalidades. Em relação aos requisitos a esses requisitos, é incorreto afirmar:
- AO documento é o conjunto de informações (em meio eletrônico ou não) que agrega dados estruturados, semi- estruturados e não-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organização.
- BOs documentos podem existir sob diferentes formas, como fax, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vídeo e áudio, microfilmes, formulários HTML, relatórios, informação de EDI (Electronic Data Interchange) e outros, não cabendo ao administrador escolher outra.
- CAlguns documentos que são gerados a todo momento dentro de uma organização possuem uma periodicidade definida de acordo com as necessidades burocráticas do processo administrativo ou são regidas por uma legislação específica que determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados à disposição de uma eventual auditoria pelos órgãos competentes.
- DDe forma cada vez mais remota as organizações serão conduzidas por meio de decisões tomadas baseadas em informações. Essas informações serão geradas e armazenadas de forma que, quando forem necessárias, estejam disponíveis para rápido acesso.
- EBuscando aumento de produtividade e incremento da qualidade muitas organizações têm procurado soluções informatizadas para a gestão de seus documentos. Uma grande variedade de ferramentas de software pode ser usada para este fim; dentre elas, pode-se citar os visualizadores, browsers, ferramentas de autoria e os gerenciadores de documentos.