Questão de Arquivologia — Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário — FEPESE 2017

Ciclo de vida dos documentos (Teoria das três idades)

Gabarito: letra C – sequência F • V • F • V • V • F. O ciclo de vida dos documentos é definido como as sucessivas fases pelas quais passam os documentos arquivísticos, da produção à destinação final (guarda permanente ou eliminação). As afirmativas 2, 4 e 5 descrevem corretamente esse conceito ou as fases de arquivo corrente e intermediário; as demais o confundem com preservação, classificação ou backup.

O conceito central está no Guia de Gestão de Documentos do Executivo Federal:

Guia de Gestão de Documentos (Arquivo Nacional):

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS: Sucessivas fases por que passam os documentos arquivísticos, da sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação.

Já a teoria das três idades organiza a guarda em três estágios:

Teoria das três idades:

Esquema adotado para o gerenciamento dos arquivos que representa a passagem dos conjuntos documentais por três diferentes estágios de guarda (corrente, intermediária e permanente).

As definições de arquivo corrente e intermediário também vêm do mesmo guia:

Arquivo corrente:

Conjuntos de documentos que foram produzidos e estão em tramitação, cumprindo a função para que foram criados, razão pela qual os documentos são mantidos junto às unidades produtoras.

Arquivo intermediário:

Conjunto de documentos que finalizaram o cumprimento da função para a qual foram criados e são mantidos para cumprimento de prazo e seleção para destinação final, conforme estabelecido em tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Agora, analisemos cada afirmativa:

Item 1 — ❌ Falso

Afirma que o ciclo de vida é "processos de controle e promoção da preservação e da restauração dos documentos". Isso se refere à preservação documental, e não ao ciclo vital. O ciclo de vida trata das fases de produção, utilização e destinação; preservação e restauração são atividades transversais, mas não definem o ciclo. Portanto, falso.

Item 2 — ✅ Verdadeiro

"Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação." Esta é a definição exata do ciclo de vida, conforme citação acima. Verdadeiro.

Item 3 — ❌ Falso

"Trata da organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação de manuscritos e segundo as categorias de assuntos e de seus respectivos suportes físicos." Isso descreve a classificação e organização documental, que é parte da gestão, mas não o ciclo de vida. Falso.

Item 4 — ✅ Verdadeiro

"É composto pelo conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração." Apesar de a redação não ser perfeita, a banca considera que essa afirmativa descreve o arquivo corrente, que é uma das idades do ciclo. O arquivo corrente caracteriza-se por documentos com valor primário e uso frequente. Portanto, verdadeiro.

Item 5 — ✅ Verdadeiro

"É composto pelo conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação." Exata definição de arquivo intermediário, conforme a citação. Verdadeiro.

Item 6 — ❌ Falso

"Trata da fase de junção das cópias arquivadas em local diverso daquele dos respectivos originais para garantir a integridade da informação." Isso se refere a backup ou replicação, não a nenhuma fase do ciclo de vida. Falso.

Sequência correta: F, V, F, V, V, F.

Conclusão: As afirmativas verdadeiras são 2, 4 e 5. A sequência F-V-F-V-V-F corresponde à alternativa C.